投標(biāo)文件副本是與正本相對(duì)而言的，兩者既有聯(lián)系又有區(qū)別。副本一般不予保存，所以副本大量積壓與處理的問(wèn)題顯得較為迫切。什么時(shí)候處理，如何處理，處理過(guò)程中的投標(biāo)人商業(yè)秘密如何保護(hù)，這些問(wèn)題要妥善考慮。

　　副本處理的時(shí)間問(wèn)題。不宜過(guò)早也不宜過(guò)遲，關(guān)鍵是要掌握分寸，一般看來(lái)，招標(biāo)投標(biāo)項(xiàng)目履約結(jié)束以后應(yīng)該是處理副本的最佳時(shí)機(jī)，既保證了招標(biāo)項(xiàng)目對(duì)于副本的需求，也考慮到了過(guò)多的副本保管上的成本與風(fēng)險(xiǎn)。但所有采購(gòu)項(xiàng)目不可能同時(shí)結(jié)束，而一單一做的零星處理不科學(xué)也不經(jīng)濟(jì)，因此，可以以某基年作為時(shí)間段，兩至三年以后可以集中處理副本，這樣一來(lái)能夠兼顧到具體采購(gòu)項(xiàng)目履行時(shí)間上的間隔性，也能夠更加效能地解決存放成本問(wèn)題。

　　副本處理要注意保密性。副本處理不是簡(jiǎn)單地把投標(biāo)副本送到廢品站或者造紙廠，必須要履行一定程序，進(jìn)行一些必要的技術(shù)處理。首先要統(tǒng)計(jì)出被處理副本的數(shù)量、編號(hào)、項(xiàng)目名稱，這些統(tǒng)計(jì)工作由檔案室來(lái)完成，其實(shí)這方面應(yīng)該都有現(xiàn)成的資料，據(jù)此制作副本處理清單。其次，要邀請(qǐng)政府采購(gòu)監(jiān)管部門，單位紀(jì)檢室，必要時(shí)也可以邀請(qǐng)公證機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)副本的處理進(jìn)行見(jiàn)證，并且簽字留擋。第三，在相關(guān)人員的監(jiān)督下，由工作人員進(jìn)行碎紙化處理，必須要保證每一本副本按照保密性的要求進(jìn)行適當(dāng)處理，可以請(qǐng)檔案館工作人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，嚴(yán)格按照保密性的要求進(jìn)行處理，然后把處理過(guò)的碎片運(yùn)抵廢品站或造紙廠。這些過(guò)程看起來(lái)似乎十分簡(jiǎn)單，但是要真正做到這些規(guī)定，還是比較困難的，主要是大家對(duì)于副本處理的重視性認(rèn)識(shí)不足，甚至認(rèn)為這種保密性的處理是小題大做，而一旦被投標(biāo)人一紙?jiān)V狀告上法庭時(shí)才感到事態(tài)的嚴(yán)重，那時(shí)悔之晚矣。